Ich habe als Recruiter und später im HR viele solche Gespräche geführt und auch selbst Auskunft über ehemalige Mitarbeitende gegeben. Meiner Erfahrung nach fallen die meisten Referenzen positiv aus. Den Unterschied macht dann, wie positiv und wie konkret.

Was rechtlich gilt

Ein möglicher neuer Arbeitgeber darf nur mit Ihrer Einwilligung Referenzen einholen. Ohne diese Einwilligung liegt laut Beobachter ein klarer Verstoss gegen das Datenschutzgesetz vor. Das gilt auch für ehemalige Kolleginnen und Kollegen, die Sie gar nicht als Referenz genannt haben. Der Beobachter schildert dazu einen Fall, in dem ein Personalvermittler eine frühere Arbeitskollegin einer Bewerberin anrief, die nirgends als Referenz stand. Die Kollegin beschrieb die Bewerberin als unfähig, faul und dumm. Die Bewerberin klagte gegen die Kollegin, vor Gericht kam es zu einem Vergleich, und die Kollegin zahlte 1'000 Franken Genugtuung und übernahm 5'000 Franken Anwalts- und Gerichtskosten.

Die Einwilligung muss nicht schriftlich sein. Laut WEKA kann sie sich auch daraus ergeben, dass Sie Referenzpersonen im Lebenslauf aufführen. Widerrufen können Sie die Einwilligung jederzeit, und Sie können sie auch auf bestimmte Personen oder Unternehmen beschränken.

Inhaltlich darf sich die Auskunft nur auf Ihre Eignung für das Arbeitsverhältnis beziehen, so steht es in Art. 328b OR. Es gelten dieselben Grundsätze wie beim Arbeitszeugnis. Die Auskunft muss wahr, wohlwollend, klar und vollständig sein, und sie darf dem Zeugnis nicht widersprechen. Haben Sie beim Austritt nur eine Arbeitsbestätigung verlangt, darf Ihr früherer Arbeitgeber auch am Telefon nichts zu Leistung und Verhalten sagen.

Praktisch heisst das, dass Ihr Arbeitszeugnis den Rahmen setzt. Ein gutes Zeugnis lässt sich am Telefon nicht mehr legal ins Gegenteil verkehren. Den Ton, in dem es bestätigt wird, regelt allerdings kein Gesetz.

Ich bin kein Jurist. Wenn es um einen konkreten Streitfall geht, lohnt sich eine Rechtsberatung, zum Beispiel über Ihre Rechtsschutzversicherung.

Wann Referenzen eingeholt werden und welche Fragen kommen

In der Regel ganz am Schluss, wenn noch eine oder zwei Personen im Rennen sind. Für zwanzig Bewerbungen Referenzen abzutelefonieren, wäre schlicht zu aufwendig. Wenn Sie nach Ihren Referenzen gefragt werden, ist das deshalb meistens ein gutes Zeichen.

Anrufen dürfen laut WEKA nur Personalverantwortliche oder die künftige Vorgesetzte. Die Fragen ähneln sich von Unternehmen zu Unternehmen stark, typisch sind etwa diese.

Auf die letzte Frage achte ich persönlich besonders. Sie lässt sich schlecht mit einer Floskel beantworten, und man hört recht schnell, ob das Ja von Herzen kommt.

💡 Praxis-Tipp: Fragen Sie nach dem weiteren Ablauf

Am Ende eines Gesprächs dürfen Sie ganz normal fragen, wie es weitergeht und ob noch Referenzen eingeholt werden. Dann wissen Sie, wann Sie Ihre Referenzpersonen vorwarnen sollten. Ein überraschter Referenzgeber, der erst überlegen muss, wer Sie nochmal waren, klingt am Telefon leider nicht besonders überzeugend.

Was zwischen den Zeilen ankommt

Für Referenzen gibt es keinen festen Code wie bei der Zufriedenheitsskala im Arbeitszeugnis. Kaum jemand sagt am Telefon etwas offen Negatives. Die Botschaft steckt eher darin, was fehlt, und daran orientieren sich die meisten Recruiter, die ich kenne.

Ein paar Muster begegnen mir dabei immer wieder.

Freundlich, aber ohne Beispiel. «Er hat seine Aufgaben zuverlässig erfüllt» klingt gut und sagt wenig. Eine überzeugende Referenz bringt von sich aus ein Beispiel, ein Projekt, eine Situation, an die sich die Person erinnert.

Zögern bei der Wiedereinstellung. Eine kurze Pause, ein «grundsätzlich schon» oder ein «in einer anderen Rolle vielleicht» fällt auf. Das führt oft zu einer Rückfrage, entscheidet für sich allein aber selten.

Einschränkungen, nach denen niemand gefragt hat. «Fachlich sehr stark, im Team manchmal etwas ungeduldig.» Solche Nebensätze bleiben hängen, gerade weil sie freiwillig kommen.

Nur Daten und Funktion. Manche Unternehmen erlauben nur der HR-Abteilung, Auskunft zu geben, und dort werden dann oft nur Eintritt, Austritt und Funktion bestätigt. Laut WEKA bestimmt der Arbeitgeber, wer Referenzen erteilen darf. Das wird unter Recruitern in der Regel auch so verstanden und gilt für sich genommen nicht als negatives Signal.

Wen Sie angeben sollten, und wie Sie die Personen vorbereiten

Meiner Meinung nach haben direkte Vorgesetzte, die Ihre Arbeit in den letzten Jahren aus der Nähe gesehen haben, besonders viel Gewicht. Zwei bis drei Personen reichen in aller Regel. Eine Kollegin oder ein Kunde kann das gut ergänzen, ersetzt den Vorgesetzten für viele Recruiter aber nicht ganz.

Fragen Sie vorher, ob die Person einverstanden ist, und sagen Sie ihr, worum es geht. Welche Stelle, welches Unternehmen, worauf es in der Rolle ankommt und welche Ihrer Projekte dazu passen. Das ist üblich, und Sie dürfen das ruhig so offen ansprechen. Eine vorbereitete Referenzperson erinnert sich an die richtigen Beispiele und muss am Telefon nicht lange suchen.

Ihre aktuelle Vorgesetzte müssen Sie nicht angeben, wenn sie noch nichts von Ihrer Bewerbung weiss. Sagen Sie das einfach offen, zum Beispiel mit «Meine aktuelle Vorgesetzte weiss noch nichts von meinem Wechselwunsch, deshalb nenne ich Ihnen gerne meinen früheren Vorgesetzten». Dafür haben Recruiter in aller Regel Verständnis.

Und danach ein kurzes Dankeschön, und wenn es geklappt hat, auch die gute Nachricht. Die meisten Menschen freuen sich, wenn sie erfahren, dass ihre Auskunft etwas bewirkt hat, und Sie brauchen dieselbe Person vielleicht in ein paar Jahren wieder.

Referenzen im Lebenslauf aufführen oder erst auf Anfrage?

Beides ist in der Schweiz verbreitet. Wenn Sie Namen und Telefonnummern direkt in den Lebenslauf schreiben, kann das laut WEKA bereits als Einwilligung gelten. Ein Unternehmen könnte dann auch schon vor dem ersten Gespräch anrufen, und Ihre Referenzpersonen bekommen Anrufe zu Stellen, von denen sie nichts wissen.

Ich persönlich tendiere deshalb zu «Referenzen auf Anfrage» und nenne die Namen erst, wenn danach gefragt wird. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer wann angerufen wird, und können Ihre Leute rechtzeitig informieren. Wenn Ihnen die Namen im Lebenslauf aber wichtig sind, etwa weil eine bekannte Person darunter ist, spricht auch nichts dagegen.

Wenn Sie eine schlechte Referenz befürchten

Nach einem Konflikt mit dem früheren Chef oder einer Trennung, die nicht im Guten verlaufen ist, ist diese Sorge gut verständlich.

Andere Personen aus demselben Unternehmen nennen. Der vorherige Vorgesetzte, eine Projektleiterin, mit der Sie eng gearbeitet haben, oder jemand aus einer anderen Abteilung. Fragen Sie dabei kurz nach, ob die Person überhaupt Auskunft geben darf.

Das Gespräch suchen. Ein kurzer Anruf beim früheren Chef, in dem Sie sagen, dass Sie sich bewerben und ihn gerne als Referenz angeben würden, klärt oft mehr als lange Überlegungen. Wer weiss, dass ein Anruf kommt, antwortet meistens überlegter.

Offen ansprechen, wenn es passt. Ein Satz im Gespräch wie «Mit meinem damaligen Vorgesetzten hat es leider nicht so gut harmoniert, deshalb nenne ich Ihnen gerne die Projektleiterin, mit der ich täglich zusammengearbeitet habe» wirkt in der Regel souverän. Ausführlicher muss es nicht sein.

Das Zeugnis als Rahmen nutzen. Ist Ihr Zeugnis gut, darf die Referenz ihm nicht widersprechen. Ist es schwächer, als es sein müsste, lohnt es sich, eine Berichtigung zu verlangen. Wie Sie das Zeugnis lesen, steht im Artikel zu den Arbeitszeugnis-Codes.

Wurde ohne Ihre Einwilligung eine Auskunft eingeholt oder eine falsche Auskunft erteilt, können Sie laut Beobachter wegen Persönlichkeitsverletzung und auf Schadenersatz klagen, in erster Linie gegen die Person, die die Auskunft erteilt hat. In so einem Fall würde ich eine Rechtsberatung beiziehen.

Häufige Fragen

Darf mein neuer Arbeitgeber ohne meine Erlaubnis bei meinem alten Chef anrufen?

Nein. Ohne Ihre Einwilligung darf ein möglicher Arbeitgeber keine Referenzen einholen, auch nicht bei Personen, die Sie nicht genannt haben.

Darf mein früherer Arbeitgeber etwas Schlechtes über mich sagen?

Die Auskunft muss wahr und wohlwollend sein und darf Ihrem Arbeitszeugnis nicht widersprechen. Kritik ist also nur im Rahmen dessen möglich, was auch im Zeugnis stehen dürfte.

Wann im Bewerbungsprozess werden Referenzen eingeholt?

In der Regel am Schluss, wenn sich das Unternehmen bereits zwischen wenigen Personen entscheidet.

Wie viele Referenzen soll ich angeben?

Zwei bis drei, idealerweise direkte Vorgesetzte aus den letzten Stellen.

Quellen