Ich lese seit über 13 Jahren Arbeitszeugnisse, als Recruiter in der Vorauswahl und im HR beim Schreiben und Gegenlesen. Dieser Artikel richtet sich an Arbeitgeber, vor allem an KMU ohne eigene HR-Abteilung. Wer ein Zeugnis bekommen hat und wissen will, was darin steht, findet die Antworten im Artikel zu den Arbeitszeugnis-Codes.

Was das Gesetz verlangt

Grundlage ist Art. 330a OR. Mitarbeitende können jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistung und Verhalten ausspricht. Das ist das Vollzeugnis, und es ist der Normalfall. Auf besonderen Wunsch beschränkt sich das Zeugnis auf Art und Dauer, dann spricht man von einer Arbeitsbestätigung. Die Wahl liegt bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter.

Das Wort «jederzeit» steht so im Gesetz. Ein Zeugnis kann also auch während der Anstellung verlangt werden, und der Anspruch endet nicht mit dem letzten Arbeitstag. Laut Bundesgericht verjährt er erst zehn Jahre nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses (BGE 147 III 78). Eine Frist für die Ausstellung nennt das Gesetz nicht. Ich empfehle, das Zeugnis spätestens am letzten Arbeitstag bereitzuhaben, weil die Person es für ihre Bewerbungen braucht.

Wahr, wohlwollend und klar

Das Bundesgericht hat die Anforderungen 2010 zusammengefasst (BGE 136 III 510). Das Zeugnis soll künftigen Arbeitgebern ein möglichst getreues Bild geben und deshalb wahr und vollständig sein. Gleichzeitig soll es das berufliche Fortkommen fördern und wohlwollend formuliert sein. Wo beides kollidiert, geht die Wahrheit vor.

Negatives gehört laut diesem Entscheid ins Zeugnis, wenn es für die Gesamtbeurteilung erheblich ist. Ein einzelner Fehler, eine verpasste Frist oder ein Konflikt in den letzten Wochen gehört in der Regel nicht hinein.

Zur Klarheit gehört, auf Codes zu verzichten. Verschlüsselte Formulierungen und Floskeln mit verdecktem Inhalt gelten in der Schweiz grundsätzlich als unzulässig (law.ch, mit Verweis auf das Rechtsmissbrauchsverbot). In der Praxis lesen Recruiter trotzdem genau, ob «stets» dasteht und wie der Schlusssatz klingt. Ich empfehle deshalb, möglichst direkt zu schreiben. Wer eine sehr gute Leistung meint, schreibt «sehr gut» und belegt es mit einem Beispiel.

Experten-Tipp

Bevor Sie die Leistung beurteilen, nehmen Sie die letzten Mitarbeitergespräche oder Zielvereinbarungen zur Hand. Im Streitfall haben diese Unterlagen und ein allfälliges Zwischenzeugnis viel Gewicht. Steht dort über Jahre «gut» und im Zeugnis plötzlich «genügend», wird es schwierig, das zu begründen.

Ein Aufbau, der sich bewährt

Eine feste Form schreibt das Gesetz nicht vor. Mit dieser Reihenfolge findet sich ein Leser schnell zurecht.

  1. Titel und Einleitung. «Arbeitszeugnis» oder «Zwischenzeugnis», Vorname und Name, Geburtsdatum, Eintritt und Austritt, Funktion und Pensum.
  2. Das Unternehmen in einem Satz. Branche und Grösse, damit jemand von aussen die Funktion einordnen kann.
  3. Aufgaben. Die wichtigsten zuerst und so konkret wie möglich, mit Teamgrösse, Budget oder Kundenkreis. Bei einem Funktionswechsel beide Funktionen mit Datum.
  4. Leistung. Fachwissen, Arbeitsweise und Ergebnisse, bei Führungskräften auch die Führung. Ein oder zwei konkrete Erfolge machen die Beurteilung glaubwürdig.
  5. Verhalten. Gegenüber Vorgesetzten, im Team und gegenüber Kundinnen und Kunden.
  6. Schluss. Austritt, Dank und gute Wünsche für die Zukunft.
  7. Ort, Datum und Unterschrift.

Beim Aufgabenteil sehe ich in KMU-Zeugnissen oft den Stellenbeschrieb, eins zu eins übernommen. Für den Leser ist interessanter, was die Person tatsächlich gemacht hat und in welchem Umfang. Bei der Unterschrift empfehle ich zwei Namen, die der direkten Führungskraft und die der Geschäftsleitung. Das zeigt, dass jemand mit Überblick hinter der Beurteilung steht.

Die heiklen Fälle

Wenn Sie gekündigt haben

Der Kündigungsgrund gehört in der Regel nicht ins Zeugnis. Er muss erwähnt werden, wenn das Weglassen das Zeugnis unwahr machen würde, etwa nach einer fristlosen Entlassung (WEKA). Hat die Person selbst gekündigt, wird das auf ihren Wunsch hin üblicherweise festgehalten (WEKA). «Herr Muster verlässt uns auf eigenen Wunsch» ist dann ein Satz, der ihr hilft.

Ein Schlusssatz ohne Dank und gute Wünsche fällt beim Lesen auf. Ich würde ihn auch nach einer schwierigen Trennung schreiben, solange er zur Beurteilung im übrigen Text passt.

Wenn die Leistung nicht gereicht hat

Hier gilt der Grundsatz Wahrheit vor Wohlwollen. Eine genügende Leistung dürfen Sie als genügend beschreiben. Im Streitfall müssen Sie die schlechtere Beurteilung aber belegen können. Laut law.ch trägt der Arbeitgeber die Beweislast für negative Aussagen, die Mitarbeitenden dagegen für eine besonders gute Beurteilung. Fehlen dem Arbeitgeber die Belege, gehen die Gerichte laut derselben Quelle von einer genügenden bis guten Qualifikation aus.

Krankheit und lange Absenzen

Eine Krankheit gehört laut Bundesgericht nur ins Zeugnis, wenn sie Leistung oder Verhalten erheblich beeinflusst oder die Eignung für die Aufgabe in Frage gestellt hat. Eine geheilte Krankheit ohne Einfluss auf die Beurteilung darf nicht erwähnt werden. Längere Unterbrüche sind zu erwähnen, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Anstellungsdauer erheblich sind und sonst ein falscher Eindruck der Berufserfahrung entstünde (BGE 136 III 510). Eine feste Faustregel gibt es dafür nicht. In so einem Fall würde ich die Formulierung mit einer Fachperson abstimmen.

Das zu gute Zeugnis

Auch der umgekehrte Fall kommt vor, ein besonders freundliches Zeugnis, damit die Trennung ruhig verläuft. Das kann teuer werden. Im Fall BGE 101 II 69 hatte ein Angestellter CHF 25'000 unterschlagen. Der Arbeitgeber verzichtete auf eine Anzeige und stellte gute Zeugnisse aus. Bei einem späteren Arbeitgeber unterschlug der Mann über eine halbe Million Franken. Das Bundesgericht verurteilte die frühere Arbeitgeberin und den Verwaltungsratspräsidenten, der die Zeugnisse unterschrieben hatte, zu CHF 150'000 Schadenersatz (Zusammenfassung auf law.ch). Das ist ein seltener Fall. Er zeigt aber, dass ein Zeugnis eine Aussage gegenüber Dritten ist.

Das Zwischenzeugnis

Typische Anlässe sind ein Wechsel der vorgesetzten Person, eine Reorganisation, ein absehbares Vertragsende oder ernsthafte Wechselabsichten (WEKA). Ein Zwischenzeugnis steht in der Gegenwart, und das bevorstehende Vertragsende wird nur auf Wunsch erwähnt.

Für später wichtig ist, dass das Zwischenzeugnis das Schlusszeugnis weitgehend bindet. Eine deutlich schlechtere Schlussbeurteilung lässt sich laut WEKA nur mit wesentlichen Veränderungen seit dem Zwischenzeugnis begründen. Ein grosszügiges Zwischenzeugnis führt deshalb später oft zu Diskussionen.

Aus meiner Sicht lohnt sich in KMU eine einfache Regel. Wenn eine Führungskraft geht, schreibt sie vorher für ihr Team Zwischenzeugnisse oder zumindest kurze Notizen zu jeder Person. Die Nachfolge kennt die Leute noch nicht, und ohne diese Grundlage wird das nächste Zeugnis schwierig.

Wenn die Mitarbeiterin nicht einverstanden ist

Ist jemand mit dem Zeugnis nicht einverstanden, kann er eine Berichtigung verlangen und notfalls klagen. Dabei muss er genau angeben, welche Stellen wie geändert werden sollen (WEKA). Arbeitsgerichtliche Verfahren sind bis zu einem Streitwert von CHF 30'000 kostenlos, und der Streitwert einer Zeugnisklage liegt meist bei einem Bruttomonatslohn (law.ch). Die Hürde für eine Klage ist also niedrig.

Aus meiner Sicht lassen sich viele Differenzen vorher klären. Ich empfehle, den Entwurf vor der Unterschrift zur Durchsicht zu geben und zu fragen, ob die Aufgaben vollständig sind. Über die Beurteilung entscheidet am Ende der Arbeitgeber. Falsche Daten oder ein vergessenes Projekt fallen so aber früh auf.

Kurz vor dem Unterschreiben

  • Daten, Pensum und Funktion stimmen mit dem Vertrag überein.
  • Die wichtigsten Aufgaben stehen zuerst.
  • Die Beurteilung passt zu den Mitarbeitergesprächen und zu einem allfälligen Zwischenzeugnis.
  • Keine Floskeln mit verdecktem Inhalt.
  • Der Schlusssatz passt zur Beurteilung im Text.
  • Der Austrittsgrund steht nur drin, wenn er gewünscht oder nötig ist.
  • Zwei Unterschriften und das Datum der Ausstellung.

Häufige Fragen

Muss ich ein Arbeitszeugnis ausstellen, wenn niemand danach fragt?

Das Gesetz spricht von einem Anspruch auf Verlangen. Üblich ist, das Zeugnis beim Austritt ohne Aufforderung auszustellen.

Darf im Zeugnis stehen, warum jemand gekündigt wurde?

In der Regel nicht. Der Grund gehört hinein, wenn die Person es wünscht oder wenn das Zeugnis ohne ihn unwahr wäre, etwa nach einer fristlosen Entlassung.

Wie lange kann ein ehemaliger Mitarbeiter ein Zeugnis verlangen?

Der Anspruch verjährt laut Bundesgericht zehn Jahre nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeugnis und Arbeitsbestätigung?

Das Arbeitszeugnis beurteilt auch Leistung und Verhalten. Die Arbeitsbestätigung nennt nur Art und Dauer der Anstellung und wird auf Wunsch der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ausgestellt.

Quellen